مهدی نصیری رییس کمیسیون هوشمندسازی، فناوری‌های نوین و اطلاعات گفت: سامانه مدیریت اسناد سامانه ای جهت دریافت، طبقه‌بندی، نگهداری، بازیابی و ذخیره‌سازی و همچنین کاهش استفاده از کاغذ می باشد.هدف استفاده از این سیستم برطرف کردن مشکلات موجود در سسیتم‌های مدیریت اسناد سنتی است.

به گزارش حافظ خبر، نصیری با بیان اینکه سامانه الکترونیک مدیریت اسناد، نرم افزاری است که به  کاربران امکان ذخیره سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی وهوشمند می دهد عنوان کرد: این سامانه‌ علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله مستندات در گردش سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی می‌باشد. معمولاً در سیستم مدیریت اسناد، بخش وسیعی از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی تحت پوشش قرار می گیرد.
نصیری عضو شورای اسلامی شهرشیراز اضافه کرد: از خصوصیات مهم سیستم مدیریت اسناد، تسهیل ارتباطات مکتوب همچنین ارتباط با سایر سازمان‌ها می‌باشد.
مهدی نصیری در ادامه کفت: در شهرداری شیراز اسناد مهمی مانند اسناد حقوقی ، املاک و ... وجود دارد که نگهداری آنها بسیار حایز اهمیت است. با توجه به اینکه اسناد غیر الکترونیک عمر محدودی دارند باید به صورت الکترونیکی آنها را نگهداری کرد. 
نصیری افزود: همچنین برای بررسی ساده تر روند و سابقه اسناد نگهداری الکترونیکی باید به صورت متن باشد که تبدیل اسناد به متن الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی قابل انجام است.